Zone-Redningskorpsets Venner behandler personoplysninger på følgende måde:

Generelle regler

Zone-Redningskorpsets Venner er en frivillig forening uden ansat personale, hvis formål er at bevare og formidle historien om Zone-Redningskorpset og dets personale. Zone-Redningskorpset blev opkøbt af Falck med virkning fra 1. januar 1963.

De personoplysninger, der registreres hos Zone-Redningskorpsets Venner, er “Almindelige personoplysninger” hvorunder i følge Datatilsynets vejledning Oktober 2017 bl.a. hører spørgsmål angående navn, adresse, fødselsdato, arbejdstelefon, arbejdsområde og stilling m.v.

Formål

Formålet med registrering af personoplysninger i Zone-Redningskorpsets Venner er at kunne varetage de interesser, der er nødvendige for at Zone-Redningskorpsets Venner kan fungere efter sit formål og for at kunne holde Zone-Redningskorpsets Venner i drift.

I forhold til at kunne varetage Zone-Redningskorpsets Venner interesser, registreres nødvendige kontaktoplysninger til de for sagsbehandlingen relevante og nødvendige netværk, fx. gamle Zone-folk og/eller disses descendenter og øvrige familie, personer i relevante netværk, og andre relevante aktører.

I forhold til at sikre Zone-Redningskorpsets Venner drift, registreres tilsvarende nødvendige og relevante frivillige og personer fx. hos samarbejdspartnere og leverandører. Registrering sker først og fremmest i Zone-Redningskorpsets Venner kontaktdatabase og i medlemskartoteket, jf. nedenfor.

Kontaktdatabase

Alle personer, som Zone-Redningskorpsets Venner er i skriftlig kontakt med, er opført med navn og øvrige kontaktoplysninger i form af eksempelvis e-mailadresse, telefonnummer og postadresse i en kontaktdatabase, der leveres og hostes af Semphor CVR 16589403. Til sikring af overholdelse af persondatareglerne, er der indgået databehandleraftale med Semaphor. Det er lagt til grund, at Semaphor overholder vilkårene i aftalen.

Personer tilknyttet en juridisk person i form af en virksomhed eller organisation etc., vil være opført i kontaktdatabasen under navnet på den juridiske virksomhed. En person tilknyttet flere juridiske personer, vil som udgangspunkt være opført for hver juridisk person.

Sagsdatabase

En sag i Zone-Redningskorpsets Venner sagssystem består af den korrespondance og de dokumenter, som sagen vedrører, jf. nedenfor om sagsdatabasen. Sagen tildeles et fortløbende nummer samt en overskrift, der fortæller hvad sagen angår. Der oprettes desuden af og til en fysisk sag med samme løbenummer. Kombinationen af elektroniske filer og fysiske akter udgør den samlede sag. Den fysiske sag opbevares hos formanden.

Korrespondancer og andre akter, der angår eller involverer personer i kontaktdatabasen, fremgår af en sagsdatabase, der også er leveret og hostet af Semaphor.

For tidligere ansatte i Zone-Redningskorpset, fører Zone-Redningskorpsets Venner på vegne af Danmarks Tekniske Museum desuden en historisk database, som indeholder en række personoplysninger, som stammer fra historiske beretninger, dokumenter, avisudklip, billeder og film. Hovedparten af personerne i databasen er afgået ved døden. Hovedformålet med databasen er at kunne stille materialet til rådighed for formidling og forskning i Zone-Redningskorpsets og dets personales historie.

Indholdet af kontaktdatabasen, sagsdatabasen og den historiske database vil altid kunne give dokumentation for, hvad Zone-Redningskorpsets Venner har registreret af oplysninger om en konkret person.

Udveksling, brug og udlevering af oplysninger om personregistrering

Registrerede personoplysninger altid vil kunne udleveres til den registrerede på forlangende.

Familiemedlemmer til afdøde Zone-folk vil ligeledes som udgangspunkt kunne få udleveret oplysninger efter anmodning.

I forbindelse med Zone-Redningskorpsets Venner sagsbehandling, kan det være nødvendigt og relevant at udveksle oplysninger, hvorunder der også indgår personoplysninger, fx. hvis et modtaget brev eller e-mail fra en person, videresendes som led i en orientering eller forespørgsel. Som udgangspunkt vil den pågældende person ikke blive orienteret herom.

Historier og beretninger, der modtages til den historiske database og/eller til foreningens medlemsblad ZONE-NYT, jf. nedenfor, vil ofte indeholde personlige oplysninger. Angår indholdet personen selv, anses den pågældende for at have godkendt, at oplysningerne registreres og offentliggøres. Angår oplysningerne en afdød person, registreres de med henblik på eventuel senere offentliggørelse, uden at der i øvrigt foretages videre. Angår oplysningerne en nulevende, orienteres den pågældende om at oplysningerne er modtaget, ligesom den pågældende opfordres til at godkende, at oplysningerne registreres og eventuelt offentliggøres.

Henvendelser til Zone-Redningskorpsets Venner, der drejer sig om Zone-Redningskorpsets historie, fx. i form af oplysninger, arkivalier eller genstande etc, kan blive omtalt i foreningens medlemsblad ZONE-NYT. Bladet udsendes til alle medlemmer og andre interessenter og lægges desuden på hjemmesiden i PDF-format.

I forbindelse med sådanne henvendelser, vil navnet på den person, der har henvendt sig, samt eventuelle navne omtalt i henvendelsen m.v., indgå i artiklen, medmindre vedkommende udtrykkeligt har frabedt sig det.

Telefoni og SMS

Oplysninger om personer, som Zone-Redningskorpsets Venner frivillige er i telefonisk kontakt med via mobiltelefon, vil eller kan blive lagret på telefonen eller hos teleudbyderen, uden at Zone-Redningskorpsets Venner har indflydelse herpå. Ved henvendelser fra personer, der ønsker oplysning om sådanne registreringer, er Zone-Redningskorpsets Venner behjælpelig med afgivelse af samtykke. Det samme gælder for SMS-korrespondance.

Personer som Zone-Redningskorpsets Venner er i jævnlig kontakt med, kan være opført i kontaktdatabasen på den enkelte frivilliges mobiltelefon. Der gives som udgangspunkt ikke uopfordret information herom til den pågældende. Alle frivillige er omhyggeligt instrueret om løbende at rydde op i og slette sådanne kontakter, når de ikke længere er relevante.

Hjemmeside

Zone-Redningskorpsets Venners hjemmeside zone-redningskorpset.dk og zone-redning.dk indeholder omfattende oplysninger om tidligere ansatte i Zone-Redningskorpset. Hovedparten af disse er afgået ved døden.

I forbindelse besøg på hjemmesiden, kan der blive efterladt data af forskellig karakter, herunder IP adresser. Semaphor anvender disse data til generering af en statistik, som tilgår Zone-Redningskorpsets Venner. Foreningen kan ikke ud fra statistikken identificere de besøgende. Zone-Redningskorpsets Venner har ikke adgang til og bruger ikke sådanne efterladte data på nogen måde. I følge den indgåede databehandleraftale, slettes de lagrede IP-adresser efter to år, ligesom Semaphor har forpligtet sig til ikke at dele IP adresserne med andre.

Der anvendes ikke cookies i forbindelse med hjemmesiden.

Medlemsmøder og frivilligt arbejde

Foreningen bringer løbende omtale af sine og lokalafdelingernes aktiviteter på sin hjemmeside, på sociale medier og i ZONE-NYT. Personer der deltager i sådanne aktiviteter, anses indforståede med at fotooptagelser, hvori de optræder, vil indgå i sådanne reportager, eventuelt ved navns nævnelse, medmindre de udtrykkeligt har frabedt sig sådan billedgengivelse.

Medlemskartotek

Zone-Redningskorpsets Venner fører et kartotek over nuværende og tidligere medlemmer. Nye medlemmer bydes velkommen i ZONE-NYT. Kun den person, bestyrelsen har bemyndiget til at føre kartoteket, foreningens kasserer samt bestyrelsen har adgang til medlemskartoteket.

Medlemmerne fremgår også af foreningens bogholderi. Oplysninger i bogholderiet vil blive stillet til rådighed for Zone-Redningskorpsets Venners revisor.

Såvel medlemskartotek som bogholderi føres fra frivilliges privatadresser.

Hvis et medlem ophører med at betale kontingent, uden at foretage udmeldelse, forelægges den udeblevne betaling foreningens bestyrelse med henblik på at afgøre, hvad der videre skal foretages.

Udmeldte medlemmer slettes af medlemskartoteket efter fem år, men kan fortsat optræde i de øvrige databaser anført ovenfor.

Zone-Redningskorpsets Venners bankforbindelse Danske Bank A/S har indsigt i alle oplysninger knyttet til Zone-Redningskorpsets Venners konti i banken. Der er ikke taget særlige skridt i forhold til banken i relation til beskyttelse af personoplysninger, idet banken allerede er underlagt sådanne regler.

Facebook

Zone-Redningskorpsets Venner administrerer og er ansvarlig for foreningens side på facebook “zone-redningskorpsets venner”. Siden er åben, og alle kan frit vælge at følge siden og lægge billeder og andet materiale op på siden eller kommentere på indholdet. Afgivelse af ønske om at følge siden og placering af indhold på siden anses at for at indeholde samtykke til afgivelse af de i den forbindelse angivne personoplysninger. De personoplysninger, der i den forbindelse afgives til Facebook, er uden ansvar for Zone-Redningskorpsets Venner. Der henvises til https://www.facebook.com/privacy/explanation

Modtager Zone-Redningskorpsets Venner henvendelse om, at et opslag indeholder forkerte, misvisende eller krænkende oplysninger om en person, vil Zone-Redningskorpsets Venner undersøge sagen og på baggrund heraf foretage eventuel berigtigelse, herunder fjernelse af det pågældende indlæg.

Genstande og arkivalier (fotos, udklip, dokumenter etc)

Overdragelse af genstande og arkivalier registreres og opbevares ved giverens / sælgerens navn i såvel effekttilgangsjournalen som i den historiske database.

Overdragelse kan endvidere indebære omtale ved navn i foreningens blad ZONE-NYT, jf. ovenfor.

Arkivering og sletning

Eftersom foreningen arbejder med at sikre Zone-Redningskorpsets historie, er der ikke tale om, at oplysninger om tidligere ansattes “forældes”, så der er grundlag for at slette dem. Tværtimod indgår alle indsamlede oplysninger i de data, der er nødvendige for at varetage foreningens formål.

Fsv. angår øvrige sager, navnlig i relation til foreningens drift, vil disse, når de er afsluttet, blive lukket i sagsdatabasen og blive flyttet til en oversigt over arkiverede sager. Kontaktoplysningerne i kontaktdatabasen vil samtidig blive slettet, medmindre de er eller kan blive relevante for andre sager eller for opfyldelse af foreningens formål.

Den fysiske sag vil blive lagt på arkiv, som er sikret med alarmsystem.

Regnskabsbilagene vil blive opbevaret i fem år.

Øvrige Zone-enheder

Medmindre andet er udtrykkeligt anført i dette regelsæt, gælder reglerne kun for de aktiviteter, der udøves under Zone-Redningskorpsets Venner.

Lokalafdelingen i Helsingør hører under Danmarks Tekniske Museum, og antages at skulle indrette sig under denne institutions persondataregler.

Lokalafdelingen i Holbæk og Zone-Fly-gruppen i Holbæk hører under Andelslandsbyen Nyvang. Disse grupper må tilsvarende antages at skulle indrette sig under denne institutions persondataregler.

Zonen Gelsted og Zonen Randers er selvstændige juridiske enheder med eget ansvar for at følge reglerne i persondatalovgivningen.

Zone-Redningskorpsets Venner er de pågældende enheder behjælpelig med rådgivning. I det omfang de ovenstående grupper benytter en undergruppe på Zone-Redningskorpsets Venners Facebook side til formidling af deres aktiviteter, gælder reglerne i denne politik for denne aktivitet.

Klage

Disse regler om Zone-Redningskorpsets Venner behandling af personoplysninger er offentliggjort på Zone-Redningskorpsets Venner 25. maj 2018. De er desuden udsendt til de medlemmer, som har en registreret email, ligesom de vil blive omtalt i ZONE-NYT.

Fremover vil der i mails fra Zone-Redningskorpsets Venner være en henvisning til reglerne. Reglerne vil blive justeret, efterhånden arbejdsrutiner måtte blive ændret eller som følge af ændringer/udviklinger i persondataretten.

De nye regler giver de registrerede personer en række rettigheder, ikke mindst om indsigt i, hvad der er registreret, samt ret til at forlange at oplysninger bliver korrigeret og/eller slettet. For nærmere oplysning om disse rettigheder, kontakt gerne Zone-Redningskorpsets Venner.

Vil du klage over Zone-Redningskorpsets Venner behandling af personoplysninger, kan du kontakte Datatilsynet via dt@datatilsynet.dk

–

Version I: 25. maj og 5. juni 2018
Version II: Opdateret 20. september 2018
Version III: Opdateret 17. januar 2019
Version IV: Opdateret 27. november 2023